Приказ о внесении изменений персональных данных

Содержание

Персональные данные: изменения в законодательстве

Приказ о внесении изменений персональных данных

Согласно Федеральному закону № 152-ФЗ от 27.06.2006, персональными данными считается «любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу».

Под это понятие подпадают практически все сведения, которыми оперирует работодатель: дата рождения работника, семейное положение, образование, домашний адрес и пр.

Эти данные хранятся в личных карточках, активно используются в трудовых договорах и контрактах, приказах, расчетных листках, платежных ведомостях, заявлениях и множестве иных документов.

Получать личные данные работодатель может только из первых рук, то есть от самого человека.

Если лично собрать информацию не удается, ее можно получить через третьих лиц, но с согласия самого сотрудника.

При этом ему следует разъяснить, с какой целью собирается информация, как она будет использоваться и что случится, если сотрудник откажется дать свое согласие на сбор и обработку сведений о себе.

Законодательство ограничивает перечень ситуаций, когда работодатель может собирать данные. В числе основных указаны:

  • сохранение жизни и здоровья подчиненных;
  • помощь в трудоустройстве и образовании;
  • содействие карьерному росту;
  • контроль за выполнением работником его трудовых функций;
  • охрана материальных ценностей;
  • соблюдение исполнения законов.

Ответственность за нарушения в работе с персональными данными

С 1 июля 2017 года ответственность за ошибки в этой сфере серьезно возрастет. Перечень нарушений, за которые работодатель может быть привлечен к ответственности, значительно расширен, а кроме того, увеличены размеры штрафов.

Такие изменения содержит Федеральный закон от 07.02.2017 № 13-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях». Вместо одного вида административной ответственности, который предусматривала ст. 13.

11, в КоАП РФ теперь семь видов, и для каждого — свои штрафы:

  1. Использование персональных данных в не предусмотренных законодательством целях. Административное наказание — предупреждение или штраф: для физических лиц от 1 000 до 3 000 руб., для должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб., для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
  2. Обработка личных сведений без согласия работника. Сюда же относятся случаи, когда в подписанном сотрудником согласии нет перечня сведений, предусмотренных в ч. 4 ст. 9 закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. Административное наказание — штрафы: для физических лиц — от 3 000 до 5 000 руб., для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб., для юридических лиц — от 15 000 до 75 000 руб.
  3. Нарушение режима доступа к политике организации по обработке персональных данных. Работодатель обязан опубликовать в общедоступных источниках документ, в котором обозначена его политика в сфере защиты личной информации работников. Это предусмотрено п. 2 ст. 18.1 закона от № 152-ФЗ 27.07.2006, а с 1 июля будет отдельным правонарушением, которое влечет за собой ответственность в виде предупреждения или штрафов: для физических лиц — от 700 до 1 500 руб., для должностных лиц — от 3 000 до 6 000 руб., для ИП — от 5 000 до 10 000 руб. и для юридических лиц — от 15 000 до 30 000 руб.
  4. Сокрытие от работника информации о целях, сроках и способах сбора, хранения и обработки информации, о третьих лицах, которые будут работать с личными сведениями по поручению работодателя, и пр. В таких случаях работодатель получает предупреждение или выплачивает штраф: физические лица — от 1 000 до 2 000 руб., должностные лица — от 4 000 до 6 000 руб., ИП — от 10 000 до 15 000 руб., юридические лица — от 20 000 до 40 000 руб.
  5. Отказ работодателя заблокировать или уничтожить персональные данные согласно ст. 21 закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. Административная ответственность — предупреждение или штраф: для физических лиц — от 1 000 до 2 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 10 000 руб., для ИП — от 10 000 до 20 000 руб., для юридических лиц — от 25 000 до 45 000 руб.
  6. Отсутствие средств автоматизации для хранения персональных данных, хранение информации только в бумажном виде. Если такой работодатель допустил уничтожение, утечку, несанкционированное копирование и/или распространение личных данных сотрудника, на него налагается штраф: на физических лиц — от 700 до 2 000 руб., на должностных лиц — от 4 000 до 10 000 руб., на ИП — от 10 000 до 20 000 руб., на юридическое лицо — от 25 000 до 50 000 руб.
  7. Несоблюдение или нарушение процедуры обезличивания данных сотрудниками государственных и муниципальных органов власти (Приказ Роскомнадзора от 05.09.2013 № 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных»). Административная ответственность в таком случае грозит должностному лицу в виде предупреждения или штрафа от 3 000 до 6 000 руб.

Законодательство позволяет суммировать штрафы за разные нарушения, поэтому ошибки или небрежное отношение к сведениям о сотрудниках могут обойтись работодателю очень дорого.

А кроме того, с 1 июля 2017 года возбуждать административные дела в части обращения с персональными данными разрешено без участия прокурора — инициировать их смогут должностные лица Роскомнадзора (п.

 58 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ).

Соблюдать требования законодательства поможет правильно составленное Положение о персональных данных, которое должно закрепить нормы законодательства и конкретизировать их для организации.

Как составить Положение о персональных данных

Закон не оговаривает название, структуру и обязательное содержание документа, работодатель вправе сам определить, как будет выглядеть Положение. Разрабатывая документ, руководитель организации и специалисты кадровой службы должны опираться на указанный выше Федеральный закон № 152-ФЗ, а также на ст. 87 Трудового кодекса РФ.

В Положении о персональных данных стоит отразить:

  1. Общие положения: цели и задачи организации в области защиты персональных данных, круг вопросов, которые регулирует Положение.
  2. Состав персональных данных: сведения, которые работодатель использует в рамках трудовых отношений с работником, перечень документов, в которых такие данные содержатся.
  3. Порядок сбора и обработки информации, включая способы и места хранения, меры защиты от несанкционированного распространения. Помимо прочего, здесь обязательно прописывается требование получать сведения только у самого человека или с его письменного согласия у третьих лиц. Бланк согласия можно оформить как приложение к Положению.
  4. Порядок передачи персональных данных как внутри организации, так и сторонним лицам и государственным органам. Здесь следует отразить законодательную норму передавать личную информацию о работнике третьим лицам только с его письменного согласия. Исключение — если это необходимо для защиты жизни и здоровья работника.
  5. Перечень сотрудников, имеющих доступ к персональным данным. Чаще всего это специалисты кадровой службы, бухгалтеры, руководители структурных подразделений и пр.
  6. Ответственность за разглашение личных данных сотрудников. В разделе стоит указать должности тех, кто несет ответственность за нарушение правил хранения, обработки и передачи персональных данных, а также виды ответственности, предусмотренные законодательством (об изменениях в этой сфере расскажем подробнее чуть ниже).

Положение о защите персональных данных работника и шаблон согласия утверждает руководитель организации. Штамп с подписью, датой утверждения и номером протокола ставится на титульном листе документа. Чтобы ввести Положение в действие, руководитель выпускает отдельный приказ.

С Положением о персональных данных должны быть ознакомлены все сотрудники под роспись. Для этого в организациях часто заводят отдельный журнал с перечнем работающих в компании сотрудников.

Согласие на обработку персональных данных

Это документ, в котором принимаемый на работу человек разрешает будущему работодателю получать необходимую информацию и использовать ее в рамках действующего законодательства.

Согласие на обработку персональных данных оформляйте в программе Контур-Персонал

Узнать больше

Работодатель не имеет права собирать и использовать личную информацию работников без их письменного согласия. Исключение — данные из медицинских учреждений, касающиеся противопоказаний к определенному роду деятельности.

Согласие должно включать в себя следующую информацию (ч. 4 ст. 9 закона № 152-ФЗ от 27.07.2006):

  • ФИО, адрес сотрудника, реквизиты паспорта (или другого удостоверяющего личность документа);
  • ФИО, адрес представителя сотрудника, реквизиты его паспорта (или другого удостоверяющего личность документа), реквизиты доверенности;
  • наименование или ФИО и адрес работодателя, получающего согласие носителя персональных данных;
  • перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
  • цель обработки персональных данных;
  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание способов обработки этих сведений;
  • срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом.

Документ подписывается работником после знакомства с Положением. Такое же согласие необходимо оформить, если человек разрешает третьим лицам предоставлять информацию о себе.

Работодатель не имеет права принуждать потенциального сотрудника предоставлять о себе какие-либо сведения. Если претендент отказывается подписывать Согласие, организация может пересмотреть решение о приеме такого человека в штат. Отозвать свое согласие может и любой из работающих сотрудников организации (ч. 2 ст. 9 152-ФЗ).

После того как работодатель получил согласие работника на обработку личной информации, он может поручить это третьему лицу, однако ответственность за сохранность сведений все равно лежит на работодателе.

Сферы защиты персональных данных коснулись действительно масштабные изменения, и работодателю следует быть вдвойне внимательным как при составлении Положения, так и при работе с личной информацией по сотрудникам. Помните, чем подробнее и конкретнее прописано Положение о персональных данных, тем четче в организации будет выстроена работа на этом участке кадрового учета.

Источник: https://kontur.ru/articles/4811

Образец приказа о персональных данных работников

Приказ о внесении изменений персональных данных

Развитие информационных технологий сделало тему защиты персональных данных одной из наиболее обсуждаемых на самых разных уровнях.

Масштабные скандалы с утечками конфиденциальной информации из Белого дома или личных сведений миллионов посетителей международного сайта знакомств прогремели на весь мир.

Есть случаи и помельче, на уровне организаций (например, использование сотрудницами отдела кадров страниц с личной информацией сотрудников в качестве черновиков-«обороток», размещение в открытом доступе сведений об учениках образовательных учреждений или пациентах клиник).

Часто это происходит по незнанию: не все должностные лица понимают, что входит в состав персональных данных. Тем не менее, поисковая фраза «скачать образец приказа о защите персональных данных работников 2020 год» находится на лидирующих позициях в поисковых системах. И на это есть вполне понятные причины.

Отношение государства к таким «оплошностям» решительно меняется в сторону ужесточения наказаний за них. Чтобы не иметь неприятностей, нужно организовать защиту персональных данных так, как этого требует глава 14 ТК РФ и закон № 152-ФЗ. В статье мы коротко расскажем о том, какой пакет документов нужно подготовить, а также дадим образец приказа о защите персональных данных работников.

Организация защиты (пакет документов)

Руководитель предприятия должен своим приказом назначить одного из сотрудников ответственным за обработку и хранение конфиденциальной информации и поручить ему составить локальные нормативные акты. Вот их небольшой перечень:

  • политика организации в отношении персональных данных (в данном случае будет составлен образец приказа об утверждении политики обработки персональных данных в целом по организации);
  • положение об обработке и защите конфиденциальной информации (приказ на утверждение положения о защите персональных данных);
  • перечень лиц, имеющих к ней доступ;
  • согласие на обработку (в общем случае согласие нужно получить от сотрудников, в частных случаях, например, для школ — от родителей, для медучреждений — от пациентов, для газет, журналов и издательств — от авторов и т. д.);
  • соглашение о неразглашении;
  • журнал учета передачи данных.

Порядок разработки и утверждения

Насколько хорошо организации выполняют требования 152-ФЗ, проверяет Роскомнадзор в соответствии с Административным регламентом, утвержденным Приказом Минкомсвязи России от 14.11.2011 № 312.

Для того чтобы у инспектора не было повода «принимать меры», нужно подготовить документы, перечисленные выше, и утвердить их приказами руководителя.

Основополагающим станет распоряжение об утверждении Положения — смотрите образец приказа об утверждении положения о персональных данных (2020 год).

Образец приказа о персональных данных работников 2020

Скачать

Крайне важно соблюдать правило, сформулированное в ст. 86 ТК РФ: все, что мы знаем о работнике, мы должны узнать от него самого.

В крайнем случае можно обратиться к так называемой третьей стороне, если работник не владеет необходимой информацией (забыл, потерял…), но только с его ведома (например, запросить копию диплома в архиве вуза).

Работника необходимо поставить об этом в известность и получить его согласие: это делается в форме заявления-согласия на получение сведений у третьей стороны.

Все это надо прописать в положении, с которым работник должен быть ознакомлен до момента подписания трудового договора.

Допуск к персональным данным

Персональные данные работников — это, образно говоря, «золото и бриллианты», доступ к которым ограничен даже для сотрудников организации. Кто будет иметь к ним доступ — решает директор.

Общие требования по работе в данном направлении прописываются в положении (образец приказа об утверждении положения о защите персональных данных 2020 году можно сделать в свободной форме, унифицированной формы данного документа не существует).

В то же время отдельным нормативным документом пишут, кто, когда и с какой целью имеет доступ к тем или иным персональным данным. Полный допуск, как правило, имеют:

  • генеральный директор и его заместитель по безопасности;
  • начальник отдела кадров.

Остальные специалисты, в том числе и бухгалтеры, могут иметь доступ только к той информации, которая им необходима для выполнения своих должностных обязанностей.

Особые случаи

Бывает, что сведения меняются (например, женщина выходит замуж и меняет фамилию или студент получает диплом о высшем образовании).

В этом случае сотрудник подает заявление, и на его основе издается приказ о внесении изменений в ряд документов (см. образец приказа об изменении персональных данных работника).

Однако это распоряжение не относится к документам, наличие которых продиктовано ФЗ-152, — это один из стандартных приказов по кадрам.

Скачать

Есть информация, которая является максимально конфиденциальной (см. образец приказа о допуске к персональным данным работников), и попытки выведать у сотрудника, в каких он состоит сообществах, каковы его религиозные убеждения, как он себя чувствует и каких политических взглядов придерживается, незаконны. Однако существует длинный перечень условий, при которых это все-таки возможно (ст. 10 ФЗ № 152-ФЗ). К таким исключениям (среди прочих) относятся, например, случаи получения мотивированных запросов (содержащих цель запроса, обоснование компетенции органа и правовые основы запроса) прокуратуры, органов МВД или Трудовой инспекции, а также информация медицинского характера, если она необходима для оказания помощи больному. Действительно, пациенты медицинских организаций очень чувствительны к соблюдению приватности, но их защищает обязанность медработника соблюдать врачебную тайну (ст. 73 ФЗ № 323-ФЗ).

Медицинская организация обязана особенно внимательно относиться к обработке данных и готовить свою, отраслевую документацию, например иметь приказ о утверждении положения о защите персональных данных и приказ «Перечень персональных данных пациентов, подлежащих защите».

Как организовать работу с персональными данными на предприятии, видео

Источник: https://clubtk.ru/forms/personalnyye-dannyye/obrazets-prikaza-o-personalnykh-dannykh-rabotnikov-2017

Приказ об изменении условий трудового договора. Образец 2020

Приказ о внесении изменений персональных данных

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика.

Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда.

Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Образец приказа на изменение паспортных данных

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника – документ, составление которого необходимо при решении внести изменения в документы, содержащие персональные данные работников.

С данным приказом в обязательном порядке должен быть ознакомлен работник, в чьи документы вносились изменения, работники кадровой службы и бухгалтерии предприятия.

На основании раннее составленного согласия работника на обработку персональных данных, конфиденциальная информация о нем может быть использована определенным кругом лиц при осуществлении им трудовых отношений.

Перечень лиц в обязательном порядке должен быть зафиксирован в Приказе об утверждении списка лиц, имеющих доступ к персональным данным сотрудника. При решении внести изменения в документы, содержащие персональные данные конкретного сотрудника целесообразно утвердить соответствующий приказ.

Уполномоченные работники кадровой службы предприятия вносят изменения в документы, которые содержать конфиденциальную информацию, на основании соответствующих документов, выданных уполномоченными органами.

Внесение изменений в документы, содержащие персональные данные работников должно соответствовать положениям, зафиксированных в Федеральном законе № 152-ФЗ «О персональных данных», а так же в Положении о персональных данных работников, которое в обязательном порядке должно быть разработано на каждом предприятии.

Особенности приказа о внесении изменений персональных и паспортных данных работника и образец документа

Персональные данные (ПД) – информация, имеющая отношение к определенному лицу, которая предоставляется организации или другому лицу с разрешения субъекта.

С 01.01.2013 согласно новому закону «О бухгалтерском учете» с предприятий снята обязанность применять в учете унифицированные формы первичных кадровых документов (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Организация вправе разработать и утвердить собственные (произвольные) формы первичных документов, что относится и к приказу об изменении ПД.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Когда требуется внесение корректировок?

Приказ об изменении персональных данных требуется при смене:

  • семейного статуса;
  • фамилии, имени, отчества;
  • паспортных данных;
  • номера ИНН;
  • номера СНИЛС;
  • номера медицинской страховки;
  • сведений об образовании.

Кто издает документ?

Изменение ПД влияет на социальные и пенсионные отчисления. Процедура издания приказа входит в юрисдикцию бухгалтерского или кадрового департамента или находится в ведении руководителя организации.

Какие сведения о работнике могут измениться?

  1. Фамилии (смена актов гражданского состояния – заключение или расторжение брака, смена фамилии по желанию субъекта).
  2. Место жительства (смена регистрации или переезд).

  3. Паспортные данные (при восстановлении утерянного или поврежденного документа, при плановой замене по достижении 20 и 45 лет).
  4. Сведения об образовании (поступление или получение диплома учебного заведения).

Невзирая на то, что приказ не имеет установленной законодательно формы, его рекомендуется оформить согласно общим требованиям к распорядительным документам:

  1. В шапке документа помещается наименование организации, место составления, номер, дата и заголовок документа.
  2. В преамбуле прописывается обоснование издания документа (обстоятельства, повлекшие его создание) и основание (отсылка к конкретному документу или законодательному акту).
  3. В основной части приказа содержится:
  • распоряжение руководителя об утверждении приказа;
  • перечень документов подлежащих изменению;
  • указание на лицо или лица (должность, ФИО), ответственных за внесение изменений в документы, содержащие личные сведения о работнике.
  1. Личное заявление работника.
  2. Свидетельство о заключении брака серия _____, выданного _____.
  3. Копия паспорта с новыми данными.
  1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с____ (прежняя фамилия), учитывающее изменение персональных данных.
  2. Внести в трудовую книжку________информацию о смене фамилии.
  3. Внести в личную карточку________информацию о смене фамилии и паспортных данных работника.
  4. Внести изменения в Табель учета рабочего времени, график отпусков и лицевой счет.
  5. Обеспечить учет новых ПД _____при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

Ответственным за исполнение приказа назначаю ________(должность, ФИО).

На основании приказа производятся следующие действия:

  1. Необходимые изменения вносятся в личную карточку работника по форме № Т-2.
  2. новые данные вписываются в трудовую книжку и в книгу учета движения трудовых книжек (согласно п. 26 гл. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а также п. 2.3 и 2.4 гл. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
  3. Изменения в трудовой договор вносятся по аналогии с трудовой книжкой (составление дополнительного соглашения опционально).
  4. Изменения отражаются в данных лицевого счета сотрудника (для корректного начисления заработной платы).
  5. При смене фамилии в территориальный орган ПФР в течение месяца подается заявление об обмене страхового свидетельства (по формам № АДВ-2 и № АДВ-6).

С 1 июля 2020 года при предоставлении неполных, устаревших или неточных данных введен новый вид административного нарушения. Предупреждением или штрафом облагаются:

  • Граждане – от 1000 до 2000 руб.
  • Должностные лица (например, директора, кадровика или главбуха) – от 4000 до 10 000 рублей.
  • Индивидуальные Предприниматели (ИП) – от 10 000 до 20 000 рублей.
  • Юридические лица – 25 000 до 45 000 руб.

Соблюдение закона о персональных данных и своевременном предоставлении сведений об их изменении – ответственность, как работодатель, так и работника.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика.

Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда.

Источник: https://xn--80aajrcjbjmedh4bq.xn--p1ai/trud/izmenenie-pasportnyh-dannyh-rabotnika-kak-oformit.html

Как оформить кадровые документы при изменении личных данных работника

Приказ о внесении изменений персональных данных

В организациях персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Как правильно оформить кадровую документацию при изменении личных данных? Это вопрос часто встает перед работниками кадровых подразделений.

Мнение эксперта

Екатерина РОЩУПКИНА, эксперт Национального союза кадровиков

У кадровиков часто возникает вопрос: нужно ли при изменении персональных данных работника (допустим, фамилии) оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору? На сегодняшний день однозначного ответа законодательство дать не может.

Однако, следуя логике действующих в данный момент законов и норм, можно придти к выводу, что в таком дополнительном соглашении нет необходимости. Да, фамилия, имя, отчество работника (как и его адрес и паспортные данные) – обязательные сведения, которые должны быть указаны в трудовом договоре, согласно нормам ст. 57 ТК РФ.

Однако это не условия (обязательные или дополнительные), перечисляющиеся в трудовом договоре, на которые работник и работодатель соглашаются, а сведения. Эти сведения приводятся в трудовом договоре на основании соответствующих документов.

Ведь условием трудового договора не может быть закреплено, что по пятницам фамилия у работника будет Иванов, а по понедельникам – Сидоров. Фамилия указывается в соответствии с документами работника Иванова, и, как бы сильно он не хотел быть Сидоровым, до тех пор, пока фамилия не изменится в его документах, сведения в договоре останутся прежними. В соответствии с ч.

3 ст. 57 ТК РФ, если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) обязательные или дополнительные условия, это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями.

При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в его текст, а недостающие условия определяются приложением либо отдельным соглашением сторон, которые заключаются в письменной форме и являются неотъемлемой частью трудового договора.

Аналогичное положение установлено статьей 72 ТК РФ, согласно которой дополнительное соглашение в письменной форме составляется при изменении условий трудового договора. О сведениях в этой статье не упоминается. Таким образом, изменившиеся личные данные просто вносятся в экземпляры трудовых договоров (старые сведения зачеркиваются, новые – дописываются, как в личной карточке работника формы № Т-2). Основанием все так же является приказ о внесении изменений в учетные документы.

Данная позиция подтверждается решением Суда Еврейской автономной области, в котором истица в качестве одного из аргументов для восстановления на работе привела такой факт: при изменении фамилии с ней не заключили дополнительное соглашение к трудовому договору.

Однако суд не принял это обстоятельство во внимание, поскольку работодателем был издан приказ о внесении изменений и все данные в учетных документах были своевременно исправлены.

В публикуемом кассационном определении фрагменты, непосредственно касающиеся обсуждаемой ситуации, выделены курсивом.

Персональные (личные) данные – любые сведения, относящиеся к определенному или определяемому посредством такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.

2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», к ним относятся фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, информация о семейном, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах и т.д.

В жизни работников организации могут происходить различные события – заключение брака, рождение детей, смена места жительства или регистрации, получение образования или повышение квалификации и др.

Происходящее в результате изменение личных сведений может существенно повлиять на карьерный рост, социальные и пенсионные отчисления, поэтому обо всех подобных случаях сотрудники должны сообщать в кадровую службу своевременно. Чаще всего меняются:

  • фамилия (при изменении актов гражданского состояния – заключении или расторжении брака);
  • место жительства (при переезде или смене регистрации);
  • сведения об образовании (при поступлении и окончании учебных заведений);
  • паспортные данные (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта).

При изменении анкетно-биографических данных работники кадровых служб чаще всего допускают следующие ошибки:

  • Изменения в учетные данные работника вносятся на основании ненадлежащих документов.
  • Не соблюдаются технические требования к внесению изменений.
  • Не указываются основания для внесения изменений (отсутствует ссылка на соответствующий документ).

Прежде всего в кадровую службу организации должен обратиться сам работник, а уже затем специалист отразит изменения в его учетных документах. Общий порядок внесения каких-либо новых сведений о работнике представляет собой последовательность действий, которые мы и рассмотрим.

Шаг 1

На этом этапе работник организации должен представить работодателю письменное заявление с просьбой о внесении изменений в учетные документы и копии подтверждающих документов. Кроме того, ему необходимо заменить свидетельство о присвоении ИНН и медицинский полис. Бланк заявления о внесении изменений в кадровые учетные документы представлен в приложении 1.

Шаг 2

Все остальные действия выполняет уже работник кадровой службы. Прежде всего следует издать приказ (в произвольной форме) на основании представленных сотрудником документов и его письменного заявления о необходимости внести изменения в его учетные документы.

Этот приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу, а затем ознакомить с ним под рос­пись самого сотрудника, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии.

Пример приказа об изменении личных данных в кадровых учетных документах представлен в приложении 2.

Шаг 3

Необходимые изменения следует внести в личную карточку работника (форма № Т-2), а также указать реквизиты документов-оснований. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой и сверху вписать новые.

Здесь же работник кадровой службы должен поставить свою подпись и дату внесения изменений.

Документы-основания, согласно которым эти изменения были сделаны, можно указать в разделе Х «Дополнительные сведения» личной карточки.

Шаг 4

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-oformit-kadrovye-dokumenty-pri-izmenenii-lichnyh-dannyh-rabotnika

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.