Приказ о исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника – 109 советов адвокатов и юристов

Приказ о исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

В любой организации возникает необходимость временно заменить отсутствующего сотрудника: руководители и работники болеют или уходят в отпуск, уезжают в командировку, но деятельность организации не должна прерываться. С особым вниманием специалисту по кадрам следует отнестись к оформлению документов, которыми передаются полномочия руководителя организации или материально ответственного лица на время их отсутствия.

Нужно помнить, что все юридически значимые действия, предпринятые исполняющим обязанности руководителя, могут быть оспорены заинтересованными лицами. В данном материале мы дадим советы, как избежать проблем и судебных разбирательств.

Временным заместительством принято считать исполнение служебных обязанностей по должности отсутствующего какое-то время работника, если это вызвано производственной необходимостью. Неправильно оформленное замещение впоследствии может создать большие проблемы, особенно если дело касается передачи полномочий руководителя организации или материально ответственного лица.

Нужно ли оформлять документально исполнение обязанностей отсутствующего работника другим сотрудником?

Обязательно ли заключать с работником договор о полной материальной ответственности при замещении материально ответственного лица?

Постараемся разобраться в этих вопросах.

Исполнение обязанностей руководителя

Если условия временного замещения руководителя его заместителем прописаны в учредительных документах организации, то издавать отдельный приказ о назначении исполняющего обязанностей руководителя на время его отсутствия не требуется.

Заместитель приступит к временному выполнению обязанностей с первого дня отсутствия руководителя организации и прекратит их исполнять после его возвращения.

Заместитель не освобождается от своих обязанностей при выполнении обязанностей руководителя, и доплата ему не устанавливается.

Если данная или любая другая процедура передачи полномочий руководителя в учредительных документах организации не предусмотрена, то порядок временной передачи прав и обязанностей руководителя следует указать в трудовом договоре (контракте) руководителя или в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Решение этого вопроса возможно и путем издания постоянно действующего приказа (распоряжения) руководителя о назначении заместителя руководителя исполняющим обязанности руководителя на время его отсутствия с правом подписи документов.

Если в организации отсутствует должность заместителя руководителя, то приказом руководителя организации назначается временно исполняющим обязанности руководителя организации определенный сотрудник, как правило, из состава руководителей структурных подразделений.

Образец приказа о назначении временно исполняющего обязанности директора смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.

Исполнение обязанностей материально ответственного лица

Если необходимо временно заместить отсутствующего работника, который является материально ответственным лицом, обратите особое внимание на порядок оформления процедуры передачи полномочий:

– следует провести полную инвентаризацию товарно-материальных ценностей;

– по результатам инвентаризации составить акт, согласно которому имущество будет передано временно исполняющему обязанности сотруднику;

– заключить договор о полной материальной ответственности с сотрудником, временно исполняющим обязанности материально ответственного лица.

ЭТО ВАЖНО! При отсутствии такого договора замещающий работник не будет нести полной материальной ответственности за вверенные ему ценности.

Письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены нанимателем с работниками, достигшими 18 лет, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Примерный перечень таких должностей и работ, а также примерный договор о полной индивидуальной материальной ответственности утверждены постановлением Совета Минстров РБ от 26.05.2000 № 765.

С учетом данного примерного перечня наниматель вправе на основании коллективного договора, а при его отсутствии – самостоятельно утвердить перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 405 Трудового кодекса РБ; далее – ТК).

Варианты оформления временного исполнения обязанностей сотрудника

ЭТО ВАЖНО! Не допускается назначение работника временно исполняющим обязанности, если должность является вакантной. Можно замещать лишь временно отсутствующего работника.

Для того чтобы заменить временно отсутствующего работника, используется несколько вариантов:

– временный перевод другого работника на эту работу;

– другой работник выполняет дополнительные обязанности без освобождения от работы, определенной его трудовым договором;

– заключается срочный трудовой договор с новым работником;

– привлекается свой работник на условиях внутреннего совместительства.

Понятие «исполняющий обязанности» можно будет применить только в первых двух из указанных способов разрешения ситуации.

Рассмотрим особенности оформления временного исполнения обязанностей другим работником по всем этим вариантам более подробно.

Порядок временного перевода сотрудника на другую должность

1. Оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору.

2. Издается приказ о переводе с обязательным указанием срока перевода.

Сотрудник может быть временно переведен на другую работу в той же компании для замещения временно отсутствующего коллеги до выхода его на работу. За последним сохраняется место работы.

Работник, временно переведенный на другую работу для замещения отсутствующего работника, освобождается от выполнения прежней работы, обусловленной заключенным с ним трудовым договором.

Именно с этим связано одно из неудобств применения указанного способа для нанимателя: нужно выбирать, работа по какой из двух должностей, профессий является более важной для организации.

Временный перевод предназначен для замещения отсутствующего работника, т.е. лица, с которым заключен трудовой договор. Следовательно, временный перевод не допускается, если работнику поручается работа по вакантной штатной единице.

Трудовым законодательством нанимателю запрещено временно переводить работника на другую работу для замещения отсутствующего работника, если:

– для соответствующей профессиональной деятельности или должности установлены обязательные требования к уровню образования и (или) квалификации, а образование и (или) квалификация замещающего работника не соответствуют таким требованиям (п. 3 части первой, часть вторая ст. 26 ТК).

Работник не может быть переведен на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья (вторая часть ст. 33 ТК).

Отметим также, что в порядке исключения на должности руководителей всех уровней управления, специалистов (без категории) и других служащих наниматель может временно перевести лиц, образование и (или) стаж работы которых не соответствуют требованиям, предусмотренным квалификационными характеристиками соответствующей должности, если иное не установлено законодательством.

При этом учитываются уровень и профиль образования работника, его специальность и квалификация, опыт работы по соответствующему направлению деятельности, инициативное и творческое отношение к работе и другие факторы (п. 12 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.

2012 № 1; далее – ЕКСД).

Временный перевод в связи с производственной необходимостью осуществляют без согласия работника на срок до 1 месяца, а для замещения отсутствующего работника такой перевод не может превышать 1 месяца в течение календарного года (с 1 января по 31 декабря). Однако по соглашению сторон срок такого перевода может быть увеличен.

При временном переводе в связи с производственной необходимостью оплата труда производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе (ст. 33 ТК).

Чтобы правильно оформить перевод работника на временно выполняемую работу (должность), надо:

– оформить дополнительное соглашение к трудовому договору сотрудника;

– издать приказ о переводе на другую должность (работу);

– получить подпись работника об ознакомлении с приказом.

В трудовую книжку запись о временном переводе на другую работу не заносится.

Однако копию приказа о переводе и дополнительное соглашение к трудовому договору необходимо поместить в личное дело работника.

На основании заключенного соглашения между работодателем и работником производится оплата труда временно переведенного работника.

Образец приказа о временном переводе сотрудника на другую должность смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.

Оформление выполнения дополнительных обязанностей без освобождения от основной работы

На практике часто возникает ситуация, когда руководитель считает более целесообразным поручить выполнять обязанности временно отсутствующего работника другому сотруднику без его освобождения от основной работы.

Только с письменного согласия работника работодатель может издать приказ о возложении на него дополнительных обязанностей.

В приказе обязательно устанавливается срок, в течение которого будет выполняться дополнительная работа, указывается ее содержание и объем.

Такое решение вопроса уместно, когда отсутствие работника кратковременно или когда его должностные обязанности очень близки замещающему работнику. Например, в случае недолгого отсутствия системного администратора его работу может выполнять IT-специалист.

Работнику, выполняющему у одного и того же нанимателя наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой должности или обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, производится доплата за совмещение должностей, увеличение объема выполняемых работ или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Размеры доплат за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника наниматель устанавливает по соглашению с работником с учетом объема и содержания дополнительных обязанностей.

Для бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, размеры доплат устанавливает Правительство или уполномоченный им орган (ст. 67 ТК).

Образец приказа о возложении на сотрудника дополнительных обязанностей без освобождения от основной работы смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

Особенности заключения срочного трудового договора с новым работником на время отсутствия основного

Договор на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы, является одной из разновидностей срочного трудового договора (п. 4 части первой ст. 17 ТК). Срочный трудовой договор в качестве обязательного условия должен содержать срок его действия (п. 5 части второй ст. 19 ТК).

На практике самой распространенной является ситуация, когда по срочному трудовому договору на время отпуска по беременности и родам и на время отпуска по уходу за ребенком принимается другой работник.

Источник: https://za-nas-zakon.ru/rabota/prikaz-o-vozlozhenii-obyazannostej-zam-direktora.html

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника – образец приказа

Приказ о исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

Законодательство предусматривает три способа исполнения дополнительных функций:

  1. Совмещение работы.
  2. Ее увеличение.
  3. Исполнение функций по рабочему месту временного отсутствующего сотрудника.

Все эти функции выполняются вместе с основной трудовой деятельностью, неразрывно с ней в определенное время работы. Если они выходят за рамки рабочего дня, речь идет уже о внутреннем совместительстве.

Какой вариант выбрать, решается работодателем в каждом конкретном случае:

  1. При совмещении должностей сотрудник выполняет дополнительную работу по другой должности. По двум одинаковым должностям работник одновременно работать не может. Как правило, это происходит при свободной вакантной штатной единице. То есть, секретарь одновременно работает и за кадрового работника до принятия на указанную должность человека. При этом у человека остается право до срока отказаться от возложенных функций. Для этого он предупреждает работодателя за три дня.
  2. При увеличенном объеме работ работник выполняет дополнительные работы по своей основной профессии, но с превышением их количества. Например, с уборщицей был заключен трудовой договор на уборку восьмидесяти квадратных метров помещения. При увеличении ей поручили еще дополнительные двадцать метров. При этом следует учитывать, справится ли реально человек с повышенной нагрузкой.
  3. При исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника другим человеком, последний выполняет дополнительные рабочие функции по своей же профессии или по другой. Прежний работник числится в учреждении, но по различным причинам временно не может работать. То есть замещение по вакантной должности невозможно. Например, инженер принимает на себя функции заведующего складом на период его болезни. Если совмещаемая должность – материально ответственная, то на период замещения сотрудник должен подписать договор о материальной ответственности.

Необходимые документы для оформления временного исполнения обязанностей

В случае длительного отсутствия основного работника применяется правило заключения срочного трудового договора, в котором специально оговорено условие работы до выхода основного сотрудника.

Если же на необходимое место оформляется штатный сотрудник, то об этом издается приказ, с которым обязательно знакомиться указанный человек, тем самым давая свое согласие на это. Либо согласие прикладывается на отдельном листе. При переводе сроком менее одного месяца, согласие необязательно.

Также поступают и при возложении дополнительных обязанностей на сотрудника. При этом в приказе указываются данные об отсутствующем работнике, его должность и размер доплаты за замещение.

Письменное согласие сотрудника на исполнение обязанностей

Вышеуказанные рабочие обязанности можно поручать работнику только после получения его согласия, оформленного в письменном виде. Это может быть заявление или предложение о совмещении, направленное руководителем.

Заявление о согласии является документом, подтверждающим согласие человека на выполнение должностных обязанностей отсутствующего сотрудника. Согласие может даваться на срок не более одного календарного месяца. Если же замещение предполагается дольше, чем месяц, то срок специально оговаривается. Он может быть продлен до одного года.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Когда согласие работника на временное исполнение обязанностей будет получено, это оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. В нем должно обязательно содержаться указание должности по дополнительной работе, ее содержание и объем. Также, в каком размере будет осуществляться доплата, время выполнения работы.

Если работнику предстоит совмещать вакантную должность, то в соглашении можно это обозначить, что совмещение будет происходить до закрытия вакансии. Если время выхода на работу основного сотрудника невозможно определить, то указывается «до выхода отсутствующего работника».

Дополнительное соглашение – обязательный документ при замещении должностей. При его отсутствии работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Приказ о временном исполнении дополнительных обязанностей

После того, как с работником было заключено дополнительное соглашение о временном исполнении обязанностей, необходимо об этом издать приказ. В ведомственном нормативном акте указывается круг и срок выполнения обязанностей, оплата. С указанным приказом работник должен быть обязательно ознакомлен, о чем в нем он расписывается.

Текст приказа должен быть примерно следующим. После реквизитов организации, номера и даты приказа, указывается «В связи с уходом в отпуск, возложить временное исполнение обязанностей секретаря на инспектора отдела кадров с первого мая. Произвести доплату сорок процентов от оклада».

Скачать образец приказа о временном исполнении дополнительных обязанностей в формате MS Word.

Доплата

Законодательством четко не установлены максимальный или наоборот, размер доплаты за исполнение обязанностей отсутствующего работника. Это устанавливается на каждом предприятии по-своему. Но такие функции обязательно подлежат оплате.

Конкретные размеры доплаты определяются в дополнительном соглашении, заключаемом работником и работодателем. Они в большинстве своем определяются от объема будущих трудовых обязанностей, сроке их выполнения, содержания.

При этом работодателем одинаково оплачивает труд равной ценности. Также законодательно не определен порядок доплаты. Это может выражаться в конкретной денежной сумме.

А могут оплачиваться в процентном отношении от оклада или зарплаты сотрудника.

Если же трудовой договор изначально предусматривает возможность или обязанность работника совмещать какую-либо должность, то такая деятельность дополнительно не оплачивается. Так как считается, что это просто рабочие обязанности.

Таким образом, если сотрудник организации уходит на отдых, заболевает, убывает в командировку, то его коллега принимается за функции выбывшего за дополнительную оплату.

Подобные действия должны быть надлежащим образом оформлены в виде подписанного обеими сторонами дополнительного соглашения и изданного на предприятии приказа.

Без указанных документов, доплата работнику, исполняющему обязанности отсутствующего, производится не будет. Также замещение невозможно бесконечно. Оно имеет свой срок, причем не очень длительный. Ведь это большая нагрузка на работника. То есть, принимая на себя дополнительные обязанности, каждый сотрудник желает видеть их достойно оплаченными.

Источник: https://prostopozvonite.com/trud/dogovor/vremenno-rabotnika.html

Приказ на исполнение обязанностей временно отсутствующего работника – Центр права

Приказ о исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

В производственном процессе учитывается человеческий фактор: работники болеют, периодически отдыхают, по личным обстоятельствам временно теряют возможность выполнять свои функции. Чтобы избежать сбоев в работе предприятия, трудовое право предусматривает замену отсутствующего работника другим.

Основания для приказа

Под замещением понимается передача профессиональных обязанностей временно отсутствующего по уважительным обстоятельствам специалиста другому лицу. Возможные причины отсутствия сотрудника по Трудовому кодексу:

Замещение реализуется такими способами:

  • Расширение сферы задач коллеги отсутствующего сотрудника – применяется, когда изначально известно, что замена потребуется на непродолжительный период. Например, сотрудник заболел или требуется совмещение на время отпуска.
  • Заключение срочного трудового договора с новым специалистом – предпочтительно, когда предстоит длительный период замены. Например, если работник оформил декретный отпуск.

Для передачи полномочий, ознакомления заинтересованных лиц и начисления оплаты дополнительных обязанностей на предприятии издается соответствующий приказ.

Порядок замещения отсутствующего работника

Порядок замещения включает этапы:

  1. Выбор кандидатуры на должность отсутствующего делает кадровая служба, иногда по рекомендации начальника структурного подразделения или иного специалиста.
  2. Если это новый работник, потребуется составление трудового договора. Документ в обязательном порядке содержит сведения о временном характере работы, оговаривается срок, условия труда и размер заработной платы.
  3. С согласия работника готовится проект распоряжения, визируется директором компании.
  4. Если основной сотрудник материально ответственное лицо, то с замещающим нужно составить письменное соглашение об установлении материальной ответственности на время замещения.

Если обязанности основного специалиста возлагаются на коллегу на длительный промежуток времени, оформляется письменное изменение к трудовому договору последнего, заверенное подписями сторон.

ВАЖНО! Согласно ст. 151 ТК РФ расширение зоны обслуживания подразумевает доплату замещающему работнику. Размер выплат определяется объемом возложенной работы и согласовывается с руководством.

К кандидату на замещение другой должности предъявляются определенные требования в части уровня образования, квалификации, опыта.

Для совмещения должностей, как правило, выбирают сотрудника, работающего в том же структурном подразделении, что и основной специалист.

Неоспоримое преимущество – осведомленность кандидата о работе коллеги и, как результат, экономия времени на включение в рабочий процесс.

Оформление приказа на замещение

Приказ готовит кадровая служба, секретарь, непосредственный руководитель отсутствующего или юрист предприятия. Образец приказа о замещении временно отсутствующего работника не утвержден на законодательном уровне: он составляется в свободной форме на листе формата А4 или фирменном бланке организации. Распоряжение подписывается сторонами, печать не обязательна.

Приказ о временном возложении обязанностей на другого подчиненного фиксируется в специальной книге учета. Срок хранения документа в архиве составляет 75 лет.

Правила составления

Приказ о совмещении содержит:

  • сведения о работодателе: полное наименование и реквизиты учреждения;
  • номер и дату издания;
  • в преамбуле – причину отсутствия основного специалиста с указанием Ф. И. О., должностного положения и наименования структурного подразделения;
  • в распорядительной части – полное имя заместителя, должность и наименование структурного звена, к которому он относится по штатному расписанию, а также период временного исполнения обязанностей, условия труда, размер доплаты;
  • подпись директора и подпись об ознакомлении подчиненного.

Если на место отсутствующего сотрудника приглашается специалист со стороны, издается приказ о приеме на работу. В тексте документа обосновывается необходимость замещения. Указывается основание для включения нового сотрудника в штат – номер и дата заключения срочного трудового контракта.

Прописываются условия, период работы, размер заработной платы, причем эти данные должны соответствовать обозначенным в трудовом договоре. Если новому сотруднику устанавливается испытательный срок, запись об этом тоже делается в приказе.

Как образец распоряжения о включении в штат сотрудника на временной основе, можно использовать типовую форму Т-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

ВАЖНО! Специалист вправе досрочно отказаться от выполнения дополнительных обязанностей, а работодатель – отменить приказ о замещении. В этом случае необходимо уведомить вторую сторону об этом решении письменно не менее, чем за 3 дня (ст. 60.2 ТК РФ).

Скачать образцы:

  • приказ на замещение временно отсутствующего работника: готовый вариант и бланк для заполнения;
  • форму Т-1 (приказ о приеме) для оформления распоряжения о включении в штат работника на временной основе можно скачать здесь.

(: 1, средняя оценка: 5,00

Источник: https://centrprawa.ru/prikaz-na-ispolnenie-obyazannostej-vremenno-otsutstvuyushhego-rabotnika.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.